ओर्टेगा एलिमेंट्री PTO नीचे दिए गए उपनियमों के तहत काम करता है, जिन्हें बोर्ड ने हमारे ढाँचे, चुनाव, वित्त और हर पदाधिकारी के कर्तव्यों के लिए अपनाया है। संशोधन के लिए दो अलग-अलग बैठकों में मंज़ूरी ज़रूरी है (अनुच्छेद XI देखें)।
धारा 1
“संगठन की सभी बैठकें Roberts Rules of Order Newly Revised के 12वें संस्करण, या सबसे नए संस्करण, के अनुसार आयोजित की जाएँगी।”
धारा 2
कोरम हर साल उस समय के बोर्ड के आकार के आधार पर तय किया जाता है। कोई प्रस्ताव पारित होने के लिए उस वर्ष के सभी बोर्ड सदस्यों के दो-तिहाई बहुमत की ज़रूरत होती है।
धारा 1
सभी धन उगाहने और धन वितरण प्रत्येक गतिविधि के लिए उप-खातों के साथ एक सामान्य निधि खाते के माध्यम से संचालित होते हैं।
धारा 2
कार्यकारी बोर्ड खर्चों को मंजूरी देता है, जो निर्धारित आम बैठकों में माता-पिता को सूचित किए जाते हैं।
धारा 3
“सभी फंड जमा करने और ख़र्च करने का काम PTO बोर्ड की मंज़ूरी के अनुसार कोषाध्यक्ष करेंगे।”
धारा 4
बोर्ड के सदस्य संगठनात्मक ऋणों के लिए व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी नहीं हैं।
धारा 5
कर-मुक्त दर्जे से जुड़ी नीतियाँ 501(c)(3) के नियमों का पालन सुनिश्चित करती हैं। संगठन धर्मार्थ और शैक्षिक उद्देश्यों के लिए काम करता है। “संगठन की शुद्ध आय का कोई भी हिस्सा उसके सदस्यों, ट्रस्टियों या पदाधिकारियों के लाभ में नहीं जाएगा, न ही उन्हें बाँटा जाएगा,” हालाँकि सेवाओं के लिए उचित पारिश्रमिक दिया जा सकता है। संगठन बड़े पैमाने पर लॉबिंग या राजनीतिक प्रचार में शामिल नहीं हो सकता। संगठन के भंग होने पर उसकी संपत्ति कर-मुक्त उद्देश्यों के लिए दी जाती है।
वित्तीय वर्ष 1 जुलाई से 30 जून तक चलता है।
धारा 6
धन जारी करने के लिए दो अधिकृत हस्ताक्षर आवश्यक हैं। अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता अध्यक्ष, कोषाध्यक्ष या उपाध्यक्ष हो सकते हैं, लेकिन रक्त या विवाह से संबंधित नहीं हो सकते हैं या घर साझा नहीं कर सकते हैं।
धारा 1
पदाधिकारियों के नामांकन अप्रैल में होते हैं; चुनाव मई में होते हैं। कोई भी PTO सदस्य किसी पद के लिए योग्य है। एक व्यक्ति कई पदों के लिए चुनाव लड़ सकता है, लेकिन चुने जाने पर सिर्फ़ एक ही पद सँभाल सकता है। नामांकन फ़ॉर्म अप्रैल में बाँटे जाते हैं, और उनकी अंतिम तिथि घोषित की जाती है। सदस्य ख़ुद को, या अनुमति लेकर दूसरों को, नामांकित कर सकते हैं।
धारा 2
सभी PTO सदस्य वोट दे सकते हैं। चुनाव के मतपत्र (इलेक्ट्रॉनिक या काग़ज़ी) मई में बाँटे जाते हैं, और उनकी अंतिम तिथि घोषित की जाती है। उम्मीदवार डाले गए वोटों के साधारण बहुमत से जीतते हैं। अगर कई पद ख़ाली हैं, तो सभी पद भरने तक बहुमत का नियम लागू होता है। सह-अध्यक्ष पद के उम्मीदवार एक साथ, एक ही विकल्प के रूप में, अकेले उम्मीदवारों के मुक़ाबले चुनाव लड़ते हैं।
धारा 3
कार्यकाल चुनाव के बाद जून में स्कूल के आख़िरी दिन के अगले दिन से शुरू होता है और अगले जून में स्कूल के आख़िरी दिन के अगले दिन तक चलता है। कार्यकाल पूरा होने, इस्तीफ़ा देने या पद से हटाए जाने पर, पदाधिकारी सारे रिकॉर्ड और सामग्री तुरंत अध्यक्ष को सौंप देते हैं।
धारा 1
अध्यक्ष या सह-अध्यक्ष सभी बैठकों की अध्यक्षता करेंगे, बोर्ड के धन जुटाने के लक्ष्य तय करने में अगुवाई करेंगे, संगठन के आधिकारिक प्रतिनिधि होंगे, और माता-पिता और स्कूल प्रशासन के बीच संपर्क-सूत्र का काम करेंगे। वे PTO के अधिकृत कामकाज संभालते हैं, चेकों पर सह-हस्ताक्षर कर सकते हैं, और उन्हें पहली नियमित बैठक में उपनियम बाँटने और बोर्ड के साथ उनकी समीक्षा करने, हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होने, और ज़रूरत के अनुसार स्थायी समितियों की देखरेख करनी होती है।
धारा 2
उपाध्यक्ष बोर्ड के सदस्यों को हर तरह से सहयोग देते हैं। “अध्यक्ष की अनुपस्थिति में कार्यकारी बोर्ड और आम बैठकों की अध्यक्षता करें। कार्यक्रमों और आयोजनों में अगुवाई करें।” वे कार्यकारी बोर्ड और स्कूल स्टाफ़ के बीच संवाद का तालमेल बिठाते हैं, चेकों पर सह-हस्ताक्षर कर सकते हैं, और हर महीने की बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 3A
रिकॉर्डिंग सचिव बैठकों का सटीक रिकॉर्ड रखते हैं, अनुरोध के एक सप्ताह के भीतर कार्यवृत्त पोस्ट करते हैं, पत्राचार की फ़ाइलें रखते हैं, बोर्ड सदस्यों को पहले से कार्यवृत्त देते हैं, सभी बैठकों का एजेंडा तैयार करते हैं, और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 3B
संचार सचिव/सह-सचिव पत्राचार सँभालते हैं, PTO के संचार की योजना बनाते और उसका तालमेल करते हैं, PTO ब्लॉग अपडेट करते हैं, स्कूल वर्ष के दौरान हर हफ़्ते और छुट्टियों में ज़रूरत के अनुसार ओर्टेगा Otter Town News तैयार करके भेजते हैं, कार्यक्रमों से जुड़े सामूहिक ईमेल तैयार करके भेजते हैं, ‘वेलकम बैक’ पैकेट तैयार करते हैं, ईमेल सूची का प्रबंधन करते हैं, Facebook खातों और निजी ग्रुप के एडमिन होते हैं, और हर महीने की बैठकों में शामिल होते हैं। अगर यह भूमिका दो लोग साझा करते हैं, तो एक न्यूज़लेटर और सामूहिक ईमेल पर ध्यान देता है, और दूसरा सोशल मीडिया और ब्लॉग सँभालता है।
धारा 4
कोषाध्यक्ष संगठन की सारी राशि प्राप्त करते हैं और उसे अनुमोदित बैंक खातों में जमा करते हैं। वे हर बैठक में, और कार्यकारी बोर्ड के माँगने पर, खातों का विवरण प्रस्तुत करते हैं; पूरी वार्षिक रिपोर्ट देते हैं; स्थायी लेखा-रिकॉर्ड रखते हैं, जिन्हें सदस्य किसी दूसरे बोर्ड सदस्य की मौजूदगी में देख सकते हैं; स्कूल वर्ष शुरू होने से पहले एक अस्थायी बजट बैठक आयोजित करवाते हैं; साल के अंत में वार्षिक रिपोर्ट तैयार करते हैं; हर बैठक में ख़र्चों की पुष्टि (अनुसमर्थन) माँगते हैं; चेकों पर सह-हस्ताक्षर कर सकते हैं; अध्यक्ष और उपाध्यक्ष को वित्तीय चिंताओं की जानकारी देते रहते हैं; बाउंस हुए चेकों और बकाया क्रेडिट कार्ड शुल्कों का मिलान करते हैं; और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 5
स्वयंसेवक समन्वयक समिति प्रमुखों के साथ मिलकर फंडरेज़र और कार्यक्रमों के लिए स्वयंसेवकों की भर्ती और देखरेख करते हैं, सितंबर में स्वयंसेवा के साइन-अप फ़ॉर्म बाँटते और उनका हिसाब रखते हैं, सभी गतिविधियों के लिए बोर्ड और समिति प्रमुखों के साथ तालमेल करते हैं, समिति प्रमुखों को ओरिएंटेशन और प्रशिक्षण आयोजित करने में मदद करते हैं, स्कूल प्रशासन को चिंताओं की जानकारी देते हैं, और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 6
अभिभावक परिषद प्रतिनिधि स्कूल डिस्ट्रिक्ट की मासिक अभिभावक परिषद बैठकों में शामिल होते हैं और उनकी रिपोर्ट देते हैं, स्कूल समुदाय और पैसिफ़िका स्कूल डिस्ट्रिक्ट अभिभावक परिषद के बीच संपर्क-सूत्र का काम करते हैं, एल्ना फ़्लिन पुरस्कार (Elna Flynn Award) से जुड़ी सभी ज़िम्मेदारियाँ सँभालते हैं, और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 7
गतिविधि समन्वयक उत्सवों, सम्मान-कार्यक्रमों और पूरे स्कूल की गतिविधियों का तालमेल करते हैं, समिति प्रमुखों को ओरिएंटेशन और प्रशिक्षण के तालमेल में मदद करते हैं, स्कूल पर असर डालने वाले फ़ैसलों के लिए अध्यक्ष/उपाध्यक्ष और प्रिंसिपल से मंज़ूरी लेते हैं, मंज़ूरी मिलने के बाद समुदाय तक जानकारी पहुँचाने के लिए संचार सचिव के साथ तालमेल करते हैं, स्कूल प्रशासन को चिंताओं की जानकारी देते हैं, और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 8
फंडरेज़िंग समन्वयक पूरे स्कूल वर्ष फंडरेज़र की योजना बनाने और उन्हें पूरा करने में मदद करते हैं, बड़े असर वाले फ़ैसलों के लिए अध्यक्ष/उपाध्यक्ष और प्रिंसिपल से मंज़ूरी लेते हैं, मंज़ूरी मिलने के बाद समुदाय तक जानकारी पहुँचाने के लिए संचार सचिव के साथ तालमेल करते हैं, फंडरेज़िंग से जुड़े विचार और चिंताएँ बोर्ड तक पहुँचाते हैं, स्कूल प्रशासन को जानकारी देते रहते हैं, और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 9
TK से दूसरी कक्षा तक के अभिभावक प्रतिनिधि अपनी कक्षाओं के लिए PTO और रूम पेरेंट्स के बीच की कड़ी होते हैं। वे साल में एक या दो बार रूम पेरेंट्स की बैठक आयोजित करते हैं, कार्यकारी बोर्ड के फ़ैसले बताने और स्कूल के मुद्दों पर बात करने के लिए उनसे नियमित संपर्क रखते हैं, माता-पिता द्वारा आयोजित फ़ील्ड ट्रिप की कागज़ी कार्रवाई के तालमेल में मदद करते हैं, कक्षा-स्तर की गतिविधियों की जानकारी देते हैं और नोटिस बाँटते हैं, स्कूल प्रशासन को चिंताओं की जानकारी देते हैं, और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
धारा 10
तीसरी से पाँचवीं कक्षा तक के अभिभावक प्रतिनिधि वही काम करते हैं जो TK से दूसरी कक्षा तक के प्रतिनिधि करते हैं, पर ऊँची कक्षाओं के लिए।
धारा 11
तकनीकी समन्वयक वेबसाइट की सामग्री और लेआउट अपडेट करते हैं, जिसमें “बोर्ड सदस्यों का वार्षिक अपडेट”, “मासिक वित्तीय रिपोर्ट”, “हर महीने के स्वीकृत बैठक-कार्यवृत्त”, “फंडरेज़िंग की प्रगति” और स्कूल के बाद की गतिविधियाँ शामिल हैं। वे हर साल खातों के हस्तांतरण में मदद करते हैं, DNS प्रविष्टियाँ अपडेट करते हैं, यह सुनिश्चित करते हैं कि तकनीकी संसाधन ठीक से काम करें, Google Drive की संरचना और अनुमतियाँ सँभालते हैं, ज़रूरत के अनुसार Google Workspace खाते बनाते हैं, और हर महीने की कार्यकारी बोर्ड बैठकों में शामिल होते हैं।
ख़ाली पद बाक़ी कार्यकाल के लिए शेष सदस्यों के बहुमत वोट से भरे जाते हैं। उचित कारण होने पर पदाधिकारियों को किसी नियमित रूप से निर्धारित बैठक में उपस्थित लोगों के दो-तिहाई वोट से हटाया जा सकता है, या तब भी, जब वे हर सेमेस्टर (जून–दिसंबर और जनवरी–मई) में निर्धारित बोर्ड बैठकों में से आधी से भी कम में शामिल हों।
धारा 1
कार्यकारी बोर्ड महीने में एक बार बैठक करता है, जिसमें प्रस्तावों पर सिर्फ़ बोर्ड सदस्य वोट देते हैं। कोई भी सदस्य बैठक में आ सकता है और अपनी राय दे सकता है। अध्यक्ष या बोर्ड के साधारण बहुमत के बुलाने पर विशेष बैठक होती है। बोर्ड संगठन का कामकाज चलाता है, ज़रूरी ख़र्चों की पुष्टि करता है, दो बैठकों के बीच $1,000 तक के ख़र्च पर फ़ोन या ईमेल से वोट करवा सकता है (बहुमत की मंज़ूरी ज़रूरी), और कामकाज तेज़ करने व जानकारी पहुँचाने के लिए ईमेल का उपयोग करता है — चर्चा नियमित, आम या विशेष बैठकों में ही होती है।
धारा 2
विशेष और स्थायी समितियाँ कार्यकारी बोर्ड की मंज़ूरी से अध्यक्ष बनाते हैं, और उनका उद्देश्य पूरा होने पर उन्हें भंग कर दिया जाता है।
धारा 1
हर साल कम से कम दो आम बैठकें होती हैं। अगर पिछली बैठकों में इनकी घोषणा नहीं की गई हो, तो “स्कूल न्यूज़लेटर के ज़रिए घर भेजा गया कम से कम एक सप्ताह पहले का नोटिस” ज़रूरी है।
धारा 2
साल के प्रस्तावित प्रोग्राम और बजट पहली आम बैठक में सदस्यों के सामने रखे जाते हैं।
“इस संगठन का नाम और इसकी सदस्यता सूचियाँ सिर्फ़ संगठन के आधिकारिक कामकाज के लिए इस्तेमाल होंगी, सिवाय उसके जिसकी सदस्य अनुमति दें।”
धारा 1
“इस संगठन की संपत्ति अपरिवर्तनीय रूप से धर्मार्थ उद्देश्यों के लिए समर्पित है, और इस संगठन की शुद्ध आय या संपत्ति का कोई भी हिस्सा कभी भी इसके किसी निदेशक, पदाधिकारी या सदस्य, या किसी निजी व्यक्ति के लाभ में नहीं जाएगा।”
धारा 2
संगठन के भंग होने पर, क़र्ज़ चुकाने के बाद बची संपत्ति 501(c)(3) कर-मुक्त दर्जे वाले धर्मार्थ उद्देश्यों के लिए दी जाती है।
संगठन केवल अपने मिशन स्टेटमेंट, लक्ष्यों या उपनियमों के उद्देश्यों में उल्लिखित गतिविधियों को करता है।
संशोधनों के लिए साधारण बहुमत कार्यकारी बोर्ड की मंजूरी की आवश्यकता होती है। परिवर्तनों का प्रस्ताव किया जाता है और एक बैठक में चर्चा की जाती है, फिर बाद की बैठक में मतदान किया जाता है - एकल-बैठक प्रस्ताव, चर्चा और अनुमोदन निषिद्ध हैं।
