La PTO de la Escuela Primaria Ortega opera bajo los estatutos siguientes, adoptados por la junta para regular nuestra estructura, elecciones, finanzas y las funciones de cada cargo. Las enmiendas requieren aprobación en dos reuniones separadas (véase el Artículo XI).
Sec. 1
"Todas las reuniones de la Organización se llevarán a cabo de acuerdo con las Reglas de Orden Roberts Recién Revisadas 12ª edición, o la edición más reciente."
Sec. 2
El umbral de quórum se determina anualmente en función del tamaño actual de la junta. Una votación aprobada requiere una mayoría de dos tercios de todos los miembros de la junta para ese año.
Sec. 1
Toda la recaudación y distribución de fondos se realiza a través de una única cuenta del Fondo General con subcuentas para cada actividad.
Sec. 2
La Junta Ejecutiva aprueba los gastos, que se informan a los padres en las Reuniones Generales programadas.
Sec. 3
“Todos los depósitos y desembolsos de fondos serán manejados por el/los tesorero(s), según lo apruebe la junta de la PTO”.
Sec. 4
Los miembros de la junta no son personalmente responsables de las deudas de la organización.
Sec. 5
Las políticas sobre la exención de impuestos mantienen el cumplimiento de la sección 501(c)(3). La organización funciona con fines benéficos y educativos. “Ninguna parte de las ganancias netas de la Organización redundará en beneficio de sus miembros, fideicomisarios o funcionarios, ni se les distribuirá”, aunque se puede pagar una compensación razonable por servicios. La organización no puede dedicarse de manera sustancial al cabildeo ni a campañas políticas. En caso de disolución, los activos se destinan a fines exentos.
El año fiscal va del 1 de julio al 30 de junio.
Sec. 6
Se requieren dos firmas autorizadas para liberar fondos. Los firmantes autorizados pueden ser el Presidente, Tesorero o Vicepresidente, pero no pueden estar emparentados por sangre o matrimonio ni compartir hogar.
Sec. 1
Las nominaciones a los cargos se hacen en abril y las elecciones, en mayo. Cualquier miembro de la PTO puede ocupar un cargo. Una persona puede postularse a varios puestos, pero si gana solo puede ocupar uno. Los formularios de nominación se reparten en abril, con una fecha límite publicada. Los miembros pueden nominarse a sí mismos o nominar a otros con su permiso.
Sec. 2
Todos los miembros de la PTO pueden votar. Las boletas (electrónicas o en papel) se reparten en mayo, con una fecha límite publicada. Los candidatos ganan por mayoría simple de los votos emitidos. Si hay varios puestos vacantes, se aplica la regla de la mayoría hasta cubrir todos los puestos. Los candidatos a copresidentes se presentan como una sola opción frente a los candidatos individuales.
Sec. 3
Los mandatos comienzan el día después del último día de clase en junio siguiente a las elecciones y continúan hasta el día siguiente al último día de junio siguiente. Al expirar, renunciar o terminar, los cargos transfieren todos los registros y materiales al Presidente de inmediato.
Sec. 1
El Presidente o copresidente(s) presidirán todas las reuniones, liderarán el desarrollo de objetivos de recaudación de fondos de la junta, actuarán como representante organizativo oficial y actuarán como enlace entre padres y administración. Llevan a cabo PTO asuntos autorizados, pueden cofirmar cheques, deben distribuir los estatutos en la primera reunión ordinaria y revisarlos con la junta, asistir a las reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva y supervisar los comités permanentes según sea necesario.
Sec. 2
El Vicepresidente proporciona apoyo general a los miembros de la junta. "En caso de ausencia del Presidente, presida las reuniones de la junta ejecutiva y generales. Actúa como líder en eventos y eventos." Coordina la comunicación entre la Junta Ejecutiva y el personal, puede cofirmar cheques y asiste a reuniones mensuales.
Sec. 3A
El Secretario de Registro mantiene registros precisos de las reuniones, publica actas en un plazo de una semana tras la solicitud, conserva archivos de correspondencia, proporciona actas anticipadas a los miembros de la junta, prepara las agendas de todas las reuniones y asiste a las reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Sec. 3B
El Secretario o Cosecretarios de Comunicación gestiona la correspondencia, desarrolla y coordina PTO comunicaciones, actualiza el blog PTO , redacta y envía el Otter Town News semanal de Ortega durante el curso escolar y cuando sea necesario durante los descansos, redacta y envía correos electrónicos relacionados con eventos, prepara el paquete de bienvenida, gestiona la lista de correos electrónicos, actúa como administrador de cuentas de Facebook y grupos privados, y asiste a reuniones mensuales. Si dos personas comparten este papel, una se centra en boletines y publicaciones mientras la otra gestiona las redes sociales y el blog.
Sec. 4
El Tesorero recibe todos los fondos de la organización y los deposita en cuentas bancarias aprobadas. Presenta estados de cuenta en cada reunión y, cuando se lo solicita la Junta Ejecutiva, proporciona informes anuales completos, mantiene registros contables permanentes accesibles a los miembros con otro miembro de la junta presente, facilita una reunión presupuestaria tentativa antes de que comience el curso escolar, prepara informes anuales al final del año, solicita la ratificación de gastos en cada reunión, puede cofirmar cheques, mantener informados al Presidente o Vicepresidentes sobre preocupaciones financieras, concilia cheques sin fondos y cargos impagados por tarjetas de crédito, y asiste a reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Sec. 5
El Coordinador de Voluntarios supervisa y recluta voluntarios para recaudaciones de fondos y eventos junto con los presidentes de los comités, distribuye y tabula los formularios de inscripción de voluntarios en septiembre, coordina con los presidentes de la junta y los comités para todas las actividades, ayuda a los presidentes a organizar la orientación y formación, mantiene informada a la administración sobre preocupaciones y asiste a las reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Sec. 6
El representante del Consejo de Padres asiste e informa sobre las reuniones mensuales del consejo de padres del distrito, actúa como enlace entre la comunidad escolar y el Consejo de Padres del Distrito Escolar de Pacifica, se encarga de todas las responsabilidades del Premio Elna Flynn y asiste a las reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Sec. 7
Los coordinadores de actividades coordinan celebraciones, reconocimientos y actividades a nivel escolar, ayudan a los presidentes a coordinar la orientación y la formación, obtienen la aprobación del presidente/vicepresidente y director para decisiones que afecten al centro, coordinan con el secretario de comunicación sobre la concienciación comunitaria una vez aprobadas, mantienen informada a la administración de preocupaciones y asisten a las reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Sec. 8
El Coordinador de Recaudación facilita la planificación e implementación de recaudaciones durante todo el curso escolar, obtiene la aprobación del Presidente/Vicepresidente y Director para decisiones impactantes, coordina con el Secretario de Comunicaciones sobre la concienciación comunitaria una vez aprobada, comunica ideas y preocupaciones para la recaudación de fondos a la junta, mantiene informada a la administración y asiste a las reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Sec. 9
El/la representante de padres de TK a 2.º grado sirve de enlace entre la PTO y los padres de clase (room parents) de esos grados. Organiza una o dos reuniones al año con los padres de clase, mantiene contacto regular para informar sobre las decisiones de la Junta Ejecutiva y hablar de asuntos escolares, ayuda a coordinar los trámites de las excursiones organizadas por padres, da información sobre las actividades de cada grado y reparte avisos, informa a la administración de cualquier inquietud y asiste a las reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Sec. 10
El Representante de Padres de 3º a 5º de Primaria desempeña funciones idénticas a las del representante de TK-2nd curso, pero para los niveles superiores.
Sec. 11
El Coordinador Técnico actualiza el contenido y la maquetación del sitio web, incluyendo "Actualizaciones anuales de los miembros de la junta", "Informes financieros mensuales", "Actas mensuales aprobadas de reuniones", "Progreso en la recaudación de fondos" y actividades extraescolares. Facilitan transferencias anuales de cuentas, actualizan entradas DNS, aseguran que los recursos técnicos funcionen correctamente, gestionan la estructura y permisos de Google Drive, crean cuentas de Google Workspace según sea necesario y asisten a reuniones mensuales de la Junta Ejecutiva.
Las vacantes se cubren por mayoría de los miembros restantes para el resto del mandato. Los cargos pueden ser destituidos por causa justificada mediante el voto de dos tercios de los presentes en una reunión programada o si asisten a menos de la mitad de las reuniones programadas por semestre (junio-diciembre y enero-mayo).
Sec. 1
La Junta Ejecutiva se reúne una vez al mes, votando únicamente los miembros sobre las mociones. Cualquier miembro puede asistir y aportar su opinión. Las sesiones extraordinarias se reúnen cuando el Presidente o la mayoría simple de la Junta convoca. La Junta lleva a cabo los asuntos organizativos, ratifica los gastos necesarios, puede utilizar votaciones telefónicas o por correo electrónico de hasta 1.000 dólares entre reuniones (se requiere aprobación mayoritaria) y utiliza el correo electrónico para agilizar los asuntos y transmitir información — las discusiones tienen lugar en reuniones ordinarias, generales o extraordinarias.
Sec. 2
Los Comités Especiales y Permanentes son creados por el(los) presidente(s) con aprobación de la Junta Ejecutiva y se disuelven cuando se cumple su propósito.
Sec. 1
Se celebran al menos dos Asambleas Generales al año. Cuando no se anuncia en reuniones previas, se requiere "un aviso de al menos una semana enviado a casa a través del boletín escolar".
Sec. 2
Los programas y presupuestos propuestos para el año se presentan a los miembros en la primera Asamblea General.
"El nombre de esta organización y sus listas de miembros estarán restringidos al uso de los asuntos oficiales de la organización, salvo que esté autorizado por la membresía."
Sec. 1
"La propiedad de esta organización está irrevocablemente dedicada a fines benéficos y ninguna parte de los ingresos netos o activos de esta organización beneficiará jamás a ningún director, funcionario o miembro de la misma, ni en beneficio de ninguna persona privada."
Sec. 2
Tras la disolución, los activos restantes tras el pago de la deuda se distribuyen a fines benéficos con estatus de exención fiscal 501(c)(3).
La organización realiza únicamente las actividades mencionadas en su declaración de misión, metas o objetivos de los estatutos.
Las enmiendas requieren la aprobación de la Junta Ejecutiva por mayoría simple. Los cambios se proponen y discuten en una sola reunión, y luego se votan en una reunión posterior — se prohíben propuestas, discusiones y aprobaciones en una sola reunión.
