PTO 章程

第1条

“本组织的所有会议均应按照《罗伯特议事规则》（新修订版）第 12 版或最新版进行。”

第2条

法定人数门槛每年根据当届理事会的规模确定。表决通过须获得当年全体理事会成员三分之二多数赞成。

第1条

所有筹款和资金分配均通过一个普通基金账户进行，每个活动都有子账户。

第2条

执行理事会负责批准支出，并在定期召开的全体会员大会上向家长报告。

第3条

“所有资金的存入和支出，均由财务主管依照 PTO 理事会的批准办理。”

第4条

理事会成员不对本组织的债务承担个人责任。

第5条

免税身份相关政策确保本组织符合 501(c)(3) 的规定。本组织以慈善和教育为目的运营。“本组织净收益的任何部分，均不得为其会员、受托人或理事谋取利益，也不得分配给他们”，但可为提供的服务支付合理报酬。本组织不得从事大量游说或政治竞选活动。本组织解散时，资产须分配用于免税目的。

财政年度为每年 7 月 1 日至次年 6 月 30 日。

第6条

动用资金须有两名授权人签字。授权签字人可以是会长、财务主管或副会长，但签字人之间不得有血缘或婚姻关系，也不得同住一户。

第1条

理事提名于四月进行，选举于五月举行。任何 PTO 会员都有资格担任理事职务。个人可同时竞选多个职位，但当选后只能担任其中一个。提名表格于四月发放，并公布截止日期。会员可以提名自己，也可以在征得对方同意后提名他人。

第2条

所有 PTO 会员均可投票。选票（电子或纸质）于五月发放，并公布截止日期。候选人以所投票数的简单多数当选。如有多个席位空缺，则依次按多数原则产生，直至所有职位填满。联合负责人候选人作为一个选项参选，与单独参选的候选人竞争。

第3条

任期从选举后当年六月学年最后一天的次日开始，至下一年六月学年最后一天的次日为止。任期届满、辞职或被解职时，理事须立即将所有记录和资料移交给会长。

第1条

会长或联合会长主持所有会议，带领理事会制定筹款目标，作为本组织的正式代表，并担任家长与校方之间的联络人。会长办理经授权的 PTO 事务，可以共同签署支票，须在第一次例会上分发章程并与理事会一同审阅，出席每月的执行理事会会议，并根据需要监督各常设委员会。

第2条

副会长为理事会成员提供全面支持。“会长缺席时，主持执行理事会会议和全体会员大会。在各类活动中担任负责人。”副会长负责协调执行理事会与教职员工之间的沟通，可以共同签署支票，并出席每月会议。

第3A条

记录秘书负责准确保存会议记录，在收到要求后一周内发布会议记录，保管往来信函档案，提前向理事会成员提供会议记录，为所有会议准备议程，并出席每月的执行理事会会议。

第3B条

通讯秘书/联合秘书负责处理往来信函，制定并协调 PTO 的对外沟通，更新 PTO 博客，在学年期间每周起草并发送 Ortega Otter Town News（假期期间视需要发送），起草并发送与活动相关的群发邮件，准备“欢迎返校”资料包，管理邮件列表，担任 Facebook 账号和私密群组的管理员，并出席每月会议。如由两人共同担任此职，则一人负责通讯和群发邮件，另一人负责社交媒体和博客。

第4条

财务主管接收本组织的所有款项，并存入经批准的银行账户。财务主管须在每次会议上以及执行理事会要求时提交账户对账单，提供完整的年度报告，保管永久会计记录（会员可在另一名理事会成员在场时查阅），在学年开始前召集预算草案会议，在年终编制年度报告，在每次会议上提请追认支出，可以共同签署支票，及时向会长和副会长通报财务问题，处理退票和未付的信用卡款项，并出席每月的执行理事会会议。

第5条

志愿者协调员与各委员会负责人一起，为筹款活动和各项活动招募和管理志愿者；于九月发放并统计志愿者报名表；就所有活动与理事会及各委员会负责人协调；协助各委员会负责人组织入职介绍和培训；及时向校方反映问题；并出席每月的执行理事会会议。

第6条

家长委员会代表出席每月的学区家长委员会会议并作汇报，担任学校社区与帕西菲卡学区家长委员会（Pacifica School District Parent Council）之间的联络人，负责 Elna Flynn 奖的全部相关事务，并出席每月的执行理事会会议。

第7条

活动协调员负责协调庆祝、表彰及全校性活动，协助各委员会负责人安排入职介绍和培训；凡影响学校的决定，须事先获得会长/副会长及校长的批准；获批后与通讯秘书协调面向社区的宣传；及时向校方反映问题；并出席每月的执行理事会会议。

第8条

筹款协调员负责在整个学年中推动筹款活动的策划和实施；有重大影响的决定须事先获得会长/副会长及校长的批准；获批后与通讯秘书协调面向社区的宣传；向理事会反映筹款想法和问题；及时向校方通报情况；并出席每月的执行理事会会议。

第9条

TK 至二年级家长代表是 PTO 与本年级各班家长代表（Room Parents）之间的纽带。他们每年组织一到两次班级家长代表会议，保持定期联系，通报执行理事会的决定并讨论学校事务，协助协调由家长组织的校外教学的文书工作，提供年级活动信息并分发通知，向校方反映问题，并出席每月的执行理事会会议。

第10条

三至五年级家长代表的职责与 TK 至二年级家长代表相同，但负责高年级。

第11条

技术协调员负责更新网站内容和版面，包括“年度理事会成员更新”“每月财务报告”“每月已批准的会议记录”“筹款进展”以及课后活动。技术协调员还负责协助每年的账户交接，更新 DNS 记录，确保技术资源正常运行，管理 Google Drive 的结构和权限，按需创建 Google Workspace 账户，并出席每月的执行理事会会议。

职位空缺由其余理事会成员以多数票选出人选，任期至原任期届满为止。如有正当理由，可在定期会议上经出席者三分之二票数通过罢免理事；理事每学期（6月至12月、1月至5月）出席理事会会议的次数少于应出席次数一半的，亦可被罢免。

第1条

执行理事会每月开会一次，只有理事会成员可以对动议进行表决。任何会员都可以列席并发表意见。特别会议由会长或理事会简单多数召集。理事会负责处理本组织事务，追认必要的支出，可在两次会议之间以电话或电子邮件方式对不超过 $1,000 的支出进行表决（须多数同意），并用电子邮件加快事务处理和传达信息——讨论则在例会、全体会员大会或特别会议上进行。

第2条

特别委员会和常设委员会由会长经执行理事会批准后设立，并在完成使命后解散。

第1条

每年至少召开两次全体会员大会。如未在之前的会议上宣布，则须“至少提前一周通过学校通讯向各家庭发出通知”。

第2条

本年度拟开展的项目和预算，将在第一次全体会员大会上向会员提交。

“本组织名称及其会员名单应限于组织的官方事务使用，除非经会员授权。”

第1条

“本组织的财产不可撤销地专用于慈善目的，本组织净收入或资产的任何部分，均不得为任何理事会成员、理事或会员谋取利益，也不得为任何私人谋取利益。”

第2条

本组织解散时，偿还债务后的剩余资产须分配用于具有 501(c)(3) 免税资格的慈善目的。

该组织仅执行其使命声明、目标或章程中提及的活动。

修订须经执行理事会简单多数批准。修订须在一次会议上提出并讨论，然后在之后的会议上表决——不得在同一次会议上完成提出、讨论和批准。