序言
奥尔特加小学在读学生的家庭以及奥尔特加小学的教职员工，为组建一个有效的组织，以促进家庭与教职员工之间的合作共同体，并在奥尔特加小学组织和开展各项项目，特此通过本组织章程及其所含细则。
奥尔特加小学 PTO 依照下列组织章程及细则进行治理；章程及细则由执行理事会通过并修订。
最近一次批准：2025年2月4日下载 PDF
组织章程
第 I 章名称
该组织将被称为奥尔特加小学家长教师组织（“奥尔特加 PTO”）。
第 II 章使命
奥尔特加小学 PTO 在奥尔特加小学营造一个由家庭和教职员工组成的、积极而团结的社区。本组织通过支持各类拓展课程和表彰活动，致力于实现为奥尔特加小学制定的愿景和目标。
第 III 章非营利组织
本组织应为非营利组织，并遵循加利福尼亚州非营利组织的法律规范。
第 IV 章成员资格
所有在读奥尔特加小学的学生家庭、学校的教职员工均为奥尔特加小学家长教师组织的成员。
*“家庭”的定义是父母和法定监护人。
第 V 章执行理事会
执行理事会由以下成员组成：
第 1 条 选举产生的理事：
a. 最多 2 名联合会长，或 1 名会长和 1 名副会长
b. 最多 3 名秘书：2 名通讯秘书和 1 名记录秘书
c. 最多两名财务主管
d. 一名家长委员会代表
e.两名志愿者协调员
f.两名活动协调员
g.三位筹款协调员
h. 一名 TK 至二年级家长代表
i. 一名三年级至五年级家长代表
注：会长/副会长职位合计不应超过两人。新当选的 PTO 理事会应决定会长人数（1 人或 2 人），以及是否设立副会长职位。
第 2 条 被提名人以所投票数的多数当选。奥尔特加 PTO 的每位成员（包括共同担任同一职务的成员）均可投一票。得票最多的被提名人当选该职位。当选副会长、秘书和财务主管的成员可自行选择是否与得票次高的被提名人共同担任该职位。
第 3 条 每位当选理事拥有一票。执行理事会的顾问包括：
1. 奥尔特加小学校长
2. 最多两名教师代表
细则
第 I 章议事规则
第 1 条 本组织的所有会议均应按照《罗伯特议事规则》（Robert's Rules of Order Newly Revised）第 12 版或最新版本进行。
第 2 条 构成法定人数所需的理事会成员人数，每年根据当年度理事会成员人数确定。动议通过/批准须获得当年度理事会成员总数三分之二（2/3）的赞成票。
第 II 章财务程序
第 1 条 所有筹款与支出均应在单一账户下管理，该账户称为普通基金（General Fund）；每项活动设立子账户，以便审核。
第 2 条 PTO 执行理事会有权批准支出，并在预定的全体会员大会上向家长报告。
第 3 条 所有资金的存入和支出均由财务主管经 PTO 理事会批准后办理。
第 4 条 执行理事会成员不对本组织产生的任何债务承担个人责任。
第 5 条 免税资格政策
a.本节政策旨在维持《国内税收法典》第501（c）（3）条定义的免税地位。
b. 本组织应为慈善和教育目的而成立和运营。
c. 本组织净收益的任何部分均不得使其成员、受托人、理事或任何其他私人受益，也不得分配给上述人员；但本组织有权就所提供的服务支付合理报酬，并为推进本章程宗旨条款所列目的进行支付和分配。本组织活动的任何实质性部分均不得用于宣传或以其他方式试图影响立法；本组织不得代表任何公职候选人参与或介入（包括发表或散发声明）任何政治竞选活动。无论本文件有何其他规定，本组织均不得开展以下组织不得开展的任何其他活动：(a) 根据《国内税收法典》第 501(c)(3) 条免缴联邦所得税的组织，或所获捐款可根据《国内税收法典》第 170(c)(2) 条或未来任何联邦税法相应条款予以扣除的组织。
d. 组织解散后，资产应根据《国内税收法典》第501（c）（3）条或未来联邦税法对应条款，为一项或多项免税目的分配，或分配给联邦政府、州或地方政府，用于公共目的。
e.该组织的财政年度将从7月1日开始，6月30日结束。
第 6 条 PTO 资金的支取
1. 支取资金须在支票上有两名授权人签名。
2. 以下理事会职位中的任意两位可共同签字支取资金：
a. 会长
b.财务主管
d. 副会长
e.授权签署人不得有血缘关系、婚姻关系，也不得同住一户。
第 III 章提名与选举
第 1 条 提名
a. 理事于四月提名，五月选举产生。
b. 奥尔特加 PTO 的任何成员均有资格竞选理事职位。
c. 每位被提名人应以个人身份参选，他们可以竞选多个席位，但当选后只能担任一个职位。
d. 下一年度执行理事会空缺职位的提名表应于四月发放。
e. 有意参选的 PTO 成员应填写提名表，并在公布的截止日期前交回理事会。
f. PTO 成员可在其同意下提名自己或其他有意的成员。
第 2 条 选举
a.奥尔特加 PTO 的所有成员均有投票资格。
b.选举选票（电子或实体）应在五月分发。
c. PTO 成员应填写选票，并在公布的截止日期前交回选举委员会。
d. 被提名人以所投票数的多数当选。如有多个席位空缺，则按得票多少依次当选，直至所有席位填满。
*关于理事会职位由多人共同担任的规定，请参见组织章程第 V 章第 1 条。
注：选举中，联合参选的候选人作为一个选项（一名候选人），与个人候选人相对。
第 3 条 任期
a. 任期为一年，自选举后六月学年最后一天的次日开始，至次年六月学年最后一天的次日为止。
b. 任期届满（6 月）或辞职、被解职时，每位理事应立即将所有记录、账册及其他资料移交会长。
第 IV 章理事职责
第 1 条 会长或联合会长应：
a. 主持所有执行理事会会议和全体会员大会。
b. 带领理事会制定年度筹款目标。
c. 作为奥尔特加小学组织的官方代表。
d. 担任家长群体与学校行政部门之间的联络人。
e. 在执行理事会授权范围内处理家长教师组织的事务。
f. 可联署所有支票。
g. 在第一次例会上向执行理事会每位成员提供一份本细则。会长应与执行理事会成员一同审阅细则，并在细则上签字。
h. 参加每月的执行理事会会议。
i. 视需要监督常设委员会、为其提供支持、与其合作或参与其中。
第 2 条 副会长：
a. 为执行理事会全体成员提供全面支持。
b. 会长缺席时，主持执行理事会会议和全体会员大会。在各项活动中担任牵头人。
c. 协调执行理事会与教师及教职员工之间的沟通。
d. 可联署所有支票。
e. 参加每月的执行理事会会议。
第 3A 条 记录秘书应：
a. 准确记录所有 PTO 会议的会议过程。
b. 及时（一周内）发布以往全体会员大会的会议记录，并在有要求时准备宣读。
c. 保存一个文件夹，存放所有相关往来信函及发出信件的副本，以备日后查阅。
d. 在下一次预定会议之前，向执行理事会成员提供上次会议的会议记录。
e. 为例会、特别会议和全体会员大会准备议程。
f. 参加每月的执行理事会会议。
第 3B 条 通讯秘书/联合秘书应：
a. 处理所有往来信函，并视情况分派他人处理。
b. 制定和/或协调 PTO 理事会及各委员会对外通讯的撰写、编辑和发送。
c. 视需要更新奥尔特加 PTO 博客，发布有关奥尔特加活动、帕西菲卡学区、社区等方面的信息。
d. 在学年期间每周、假期期间视需要，起草、编辑并发送奥尔特加 Otter Town News，或协调其起草、编辑和发送。
e. 在学年期间，起草、编辑并群发有关活动或提醒的电子邮件，或协调其起草、编辑和发送。
f. 在学年开始时，起草、编辑并发送“欢迎回到奥尔特加”资料包，或协调其起草、编辑和发送。
g. 管理 Otter Town News 的电子邮件列表
h.担任奥尔特加 PTO Facebook账号和奥尔特加小学私人群组的管理员。
i. 参加每月的执行理事会会议。
注：如果该职务由两人担任，建议一人负责 Otter Town News 和群发邮件，另一人负责社交媒体/博客。
第 4 条 财务主管应：
a. 代表本组织收取所有款项，并以本组织名义存入经执行理事会批准的银行账户。
b. 在本组织每次会议上，以及执行理事会要求的其他时间，提交账目报表，并向本组织提交完整的年度报告。
c. 保存足以确定本组织总收入、收款及支出各项目的永久性账簿和记录。此类账簿和记录应在合理时间内供任何成员查阅，查阅时须有另一名执行理事会成员在场。
d. 在学年开始前，与执行理事会成员召开初步预算会议。
e.学年末准备年度报告。
f. 在每次会议上提请追认所有必要支出。
g. 可联署所有支票。
h. 向会长和副会长通报相关问题（如支票被退回、信用卡账单未付、资金短缺等）。
i. 处理可能出现的退票及未付信用卡账单，并完成对账。
j. 参加每月的执行理事会会议。
第 5 条 志愿者协调员应：
a. 与各活动负责人合作，为所有筹款活动和各项活动监督、管理并协助招募志愿者。
b.九月分发并统计志愿者报名表。
c. 就所有活动与理事会及各委员会负责人进行协调。
d. 协助各负责人协调新成员说明会和/或培训。
e. 及时向学校行政部门通报相关问题。
f. 参加每月的执行理事会会议。
第 6 条 家长委员会代表应：
a. 参加每月的学区家长委员会会议并作汇报。
b. 担任奥尔特加小学社区与帕西菲卡学区家长委员会之间的联络人。
c. 处理与埃尔娜·弗林奖相关的所有职责和义务。
d. 参加每月的执行理事会会议。
第 7 条 活动协调员应：
a.协调庆祝活动、表彰和全校活动。
b. 协助各负责人协调新成员说明会和/或培训。
c. 影响学校的决定须获得会长/副会长及校长的批准。
d. 获得会长/副会长及校长批准后，与通讯秘书协调，向社区进行宣传。
e. 及时向学校行政部门通报相关问题。
f. 参加每月的执行理事会会议。
第 8 条 筹款协调员应：
a.促进整个学年筹款活动的规划和实施。
b. 影响学校的决定须获得会长/副会长及校长的批准。
c. 获得会长/副会长及校长批准后，与通讯秘书协调，向社区进行宣传。
d. 向理事会反映任何筹款想法、关切或问题。
e. 及时向学校行政部门通报相关问题。
f. 参加每月的执行理事会会议。
第 9 条 TK 至二年级家长代表应：
a.作为 PTO 和班级家长的桥梁，代表特定年级和班级。
b.每年组织1-2次与班级家长的会议。
c. 与您所代表的班级家长保持定期联系，向他们通报执行委员会的行动，并了解学校相关事务。
d. 协助协调/整理由家长组织的校外教学所需的文件。
e.向家长提供年级活动信息，并根据需要分发通知。
f. 及时向学校行政部门通报相关问题。
g. 参加每月的执行理事会会议。
第 10 条 三年级至五年级家长代表应：
a.作为 PTO 和班级家长的桥梁，代表特定年级和班级。
b.每年组织1-2次与班级家长的会议。
c. 与您所代表的班级家长保持定期联系，向他们通报执行委员会的行动，并了解学校相关事务。
d. 协助协调/整理由家长组织的校外教学所需的文件。
e.向家长提供年级活动信息，并根据需要分发通知。
f. 及时向学校行政部门通报相关问题。
g. 参加每月的执行理事会会议。
第 11 条 技术协调员应：
a.根据需要更新网站内容和布局，包括：
- 理事会成员年度更新
- 每月财务报告
- 每月经批准的会议记录
- 筹款进展
- 课后活动
b. 每年协助将各账户移交给新一届理事会成员
c. 根据需要更新域名系统（DNS）条目
d. 确保各项技术资源按时续订并正常运作
e. 管理 Google Drive 结构/权限
f.根据需要创建/配置Google Workspace账户
g. 参加每月的执行理事会会议
第 V 章职位空缺与理事罢免
a. 如出现职位空缺，由 PTO 理事会其余成员以多数票任命人选，完成剩余任期。
b. 理事只有在有正当理由（如违反受托责任等）时，经 PTO 理事会定期会议出席人员（现场或线上）三分之二（2/3）投票通过，方可被免职；如其每学期出席（现场或线上）的预定理事会会议少于一半，亦可被免职。第一学期为 6 月至 12 月，第二学期为 1 月至 5 月。
第 VI 章执行理事会及各委员会的职责
第 1 条 执行理事会应：
a. 每月召开一次会议。在执行理事会会议上，只有执行理事会成员可对动议进行表决。欢迎任何成员列席执行理事会会议，并向执行理事会提出意见。
b. 经会长或执行理事会简单多数召集时，召开特别会议。
c. 按照全体成员的指示处理本组织事务。
d. 追认本组织正常运作所需的所有支出。
e. 在两次会议之间，可通过电话或电子邮件投票加快处理金额不超过 1,000.00 美元的事务。应尽量联系所有理事会成员。须经多数票批准。
f. 电子邮件沟通：用于加快处理事务、传达信息或发布公告。讨论应仅限于在例会、全体会员大会或特别会议上进行。
第 2 条 特别委员会和常设委员会应：
a. 由会长经执行理事会批准，根据开展本组织活动的需要设立，例如选举委员会。
b. 在完成其任务后解散。
第 VII 章全体会员大会
第 1 条 本组织每个学年至少召开两次全体会员大会（例如返校之夜全体会员大会等）。凡未在上一次会议上宣布的全体会员大会，均须至少提前一周通过学校通讯通知各家庭后召开。
第 2 条 本年度拟开展的项目和预算应在本学年第一次全体会员大会上提交给全体成员。
第 VIII 章组织名称的使用
本组织的名称及其成员名单仅限用于本组织的正式事务，经全体成员授权者除外。
第 IX 章组织财产
第 1 条 本组织的财产不可撤销地专用于慈善目的，本组织净收入或资产的任何部分均不得使本组织的任何理事会成员、理事或成员受益，也不得使任何私人受益。
第 2 条 本组织解散或清算时，在清偿或预留清偿本组织全部债务和负债之后剩余的资产，应专门用于慈善目的，并交由已根据《国内税收法典》第 501(c)(3) 条取得免税资格的组织运作。
第 X 章
本组织仅开展本细则的使命宣言、目标或宗旨中所述的活动。
第 XI 章组织章程及细则的修订
家长教师组织的组织章程及细则经执行理事会成员简单多数票通过修订。组织章程或细则的修正案应在一次会议上提出并讨论，之后可在随后的会议上表决。修正案不得在同一次会议上提出、讨论并通过。